Var Habitat, acteur majeur du logement social dans le département du Var, est conscient de la nécessité de porter une attention particulière à la protection de la vie privée de ses locataires, de ses partenaires et de ses salariés
Dans ce cadre, il souhaite leur assurer une protection adéquate des données personnelles susceptibles d’être collectées dans le cadre de l’exécution de sa mission de service public en tant que bailleur social.
Cette protection s’exerce tant au stade de l’information que de la collecte et du traitement des données par le collaborateur de l’office pour l’exercice de sa mission, par les partenaires, prestataires et entreprises œuvrant au quotidien pour la satisfaction du locataire.
L’objectif de la présente politique est de permettre de comprendre quels types de données sont concernées et les conditions dans lesquelles elles sont traitées ainsi que de connaître les droits associés et la faculté de pouvoir les exercer de manière aisément accessible auprès des services de Var Habitat.
Toutes les opérations réalisées sur vos données personnelles et quel que soit le support, sont effectuées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « Loi Informatique et Libertés » et du règlement n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit « RGPD »( règlementation générale de la protection des données).
Définitions des termes
Donnée à caractère personnel : toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
Donnée sensible : Les données sensibles forment une catégorie particulière des données personnelles. Ce sont des informations qui révèlent la prétendue origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
Traitement de données à caractère personnel : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Responsable de traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, collecte et traite des données à caractère personnel.
Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui est habilité à recevoir communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
Tiers autorisé : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme, placé sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui est autorisée à traiter les données à caractère personnel.
Anonymisation : c’est un traitement qui consiste à utiliser un ensemble de techniques de manière à rendre impossible, en pratique, toute identification de la personne par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible.
Pseudonymisation : c’est un traitement de données personnelles réalisé de manière à ce qu’on ne puisse plus attribuer les données relatives à une personne physique sans information supplémentaire.
Principe de traitement des données à caractère personnel
Var habitat en tant que responsable de traitement s’engage à respecter les principes de protection des données énumérés par la Règlementation. Ces principes sont les suivants :
- Traitement licite, loyal et transparent
La collecte des données doit poursuivre une finalité licite et loyale. Nous devons faire preuve de transparence quant aux modalités d’utilisation des données obtenues. Dans ce cadre, les finalités sont inscrites dans un registre des traitements. - Limitation des finalités
Les données ne peuvent être recueillies que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne peuvent être traitées de manière incompatible avec ces finalités. - Limitation des données
Toutes les données recueillies doivent être adéquates, pertinentes et limitées aux éléments nécessaires aux finalités du traitement. - Exactitude
Les données doivent être exactes et mises à jour. Les personnes disposent de droits sur leurs données qu’ils peuvent faire valoir auprès du responsable de traitement ; - Conservation
Nous ne pouvons pas conserver les données plus longtemps qu’il est nécessaire. - Intégrité et confidentialité
Les données que nous détenons doivent être conservées en toute sécurité, de manière à prévenir leur perte, destruction ou endommagement d’origine accidentelle de même que tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés ou illicites. - Responsabilité
Nous devons rapporter la preuve de la prise active de toutes mesures nécessaires afin de respecter nos obligations légales
8.transfert de données hors Union Européenne : par principe, tout transfert de donnée hors de l’Union Européenne est interdit.
Catégorie de données à caractère personnel que Var Habitat traite
A/ Les Données à Caractère Personnel que nous recueillons et traitons
Nous collectons la majorité des Données à Caractère Personnel lorsque vous nous les fournissez volontairement en renseignant vos informations sur tous supports nécessaires à l’instruction d’une demande, d’une sollicitation, d’une enquête, d’une mise en oeuvre d’un contrat ou lors des données de connexion sur notre site internet et extranet, qu’il s’agisse d’un locataire, d’un professionnel, d’un institutionnel, d’un prestataire et d’un salarié
Nous traitons ces Données à Caractère Personnel aux fins de la constitution des dossiers de demande de logement, leur traitement, pour la gestion de la relation client, pour la conclusion et l’exécution des contrats conclus avec les sous-traitants et titulaires de marché, ou pour la conclusion de contrat relatif aux salariés de l’office entrant ou en poste. Nous traitons également ces données à caractère Personnel pour le respect de nos obligations légales et règlementaires et dans certains cas pour servir à mettre à jour les données déjà détenues par Var Habitat pour les mêmes finalités que celles poursuivies initialement, en particulier en cas de mobilité d’un locataire dans le parc social ou d’un départ d’un salarié.
Dès lors que cette collecte de données est rendue obligatoire pour répondre à des obligations légales et / ou réglementaires, la personne concernée sera informée préalablement. Il en sera de même pour le traitement d’informations et de données liées à la santé ou au handicap dans le cadre d’évaluations sociales, d’aménagement spécifique du logement.
Enfin, Var habitat ne traite aucune Donnée à Caractère Personnel considérée par la Règlementation Applicable comme « sensible » telle que des données relatives à votre origine raciale ou ethnique ou vos convictions politiques ou religieuses.
B/ la base juridique et finalités de nos traitements de données
Les données collectées sont traitées conformément aux finalités prévues lors de leur collecte
→ Dans le cadre de l’exécution d’obligations contractuelles et pré contractuelles
- enregistrement et traitement des demandes de logement social en location (CERFA + pièces justificatives).
- L’enregistrement, l’instruction et la gestion des demandes de logements en accession ;
- la vente et la sécurisation et le suivi des opérations d’accession ;
- la gestion et le suivi des copropriétés ;
- la gestion, le suivi et l’organisation des ventes de logements sociaux anciens ;
- l’instruction des candidatures à un logement ;
- l’attribution d’un logement à un locataire candidat
- la gestion et le suivi des régularisations de charges ;
- la gestion et le suivi de l’exécution du contrat ;
- la gestion locative et technique et la maintenance du patrimoine ;
- la gestion et le suivi des attestations d’assurance ;
- l’accès à une solution de paiement en ligne
- la gestion et le suivi des états des lieux et des préavis ;
- la gestion et le suivi des mutations de logement et des désistements ;
- la gestion et le suivi du quittancement et des avis d’échéance ;
- la gestion et le suivi des impayés et du recouvrement ;
- la gestion du contrôle des accès aux résidences ;
- la gestion, l’organisation et le suivi des travaux;
- la gestion, le suivi des sinistres ;
- l’organisation, la gestion et le suivi des autorisations d’accès à l’extranet client
- la gestion du contentieux, du précontentieux et l’exécution des décisions
- la gestion, le suivi et la prévention des troubles du voisinage ;
- la gestion et le suivi des travaux ;
- la gestion et le suivi des réclamations ;
- la gestion du volet ressources humaines de l’Office ( gestion du personnel, formation, avancement carrière , retraite , licenciement )
→ Dans le cadre du respect des obligations légales et réglementaires
- gestion des droits des personnes et des oppositions ;
- la gestion et le suivi de l’adaptation des logements ;
- l’exécution des obligations légales et réglementaires à la charge du bailleur ;
- la comptabilité ;
- l’exécution des décisions de justice, telles que les décisions ordonnant l’éloignement d’un
Résident, ou un relogement en urgence ; - l’organisation, le suivi des élections des représentants des locataires, l’établissement du PV et la proclamation des résultats ;
- l’organisation, la gestion et le suivi des enquêtes obligatoires (SLS, OPS) ;
- la gestion, l’organisation, le suivi des commissions réglementaires
- la gestion, l’organisation et le suivi des réhabilitations.
- la gestion et l’organisation de la gouvernance
→ Dans le cadre de l’intérêt légitime de Var Habitat
- la candidature à un recrutement procès complet
- statistiques sur l’occupation du parc ;
- la communication institutionnelle, à destination des locataires et partenaires
- la réalisation de diagnostics, de reporting, de statistiques et d’audit ;
- le suivi et la gestion de la qualité ; les enquêtes de satisfaction ;
- la prospection commerciale pour la vente, la location des logements vacants ainsi que pour des services et offres complémentaires au logement,
- la gestion des contacts avec les visiteurs des sites et des locataires ;
- la vidéosurveillance à des fins de sécurité et pour maintenir la tranquillité des lieux et de preuve des incidents;
- l’écoute et l’enregistrement des conversations téléphoniques du SRC à des fins de suivi et d’amélioration de la qualité ;
- la collaboration avec les partenaires sociaux ;
- Le partage d’information sur les réseaux sociaux
C/ Les autres finalités
Var habitat peut être amené à collecter les données à caractère personnel pour d’autres finalités non établies ci-dessus, en prenant soin de recueillir le consentement préalable des personnes concernées, par le biais de « l’imprimé consentement express » et en particulier :
- Données relatives aux moyens de paiement et à la situation financière : relevé d’identité postale ou bancaire, numéro de la transaction, numéro de chèque, numéro de carte bancaire, les avis d’imposition, revenus du foyer ;
- Données relatives à la relation commerciale : demandes de documentation, service souscrit, quantité, montant, périodicité, correspondances avec le client ;
- Données relatives aux règlements du loyer et des charges : modalités de règlements, avis d’échéance, reçus, retards de paiement, impayés, relances, soldes ;
- Données de contact : les messages envoyés sur le site via les formulaires de contact.
- Données relatives aux candidatures : CV, lettres de motivation.
- Données provenant de nos partenaires réservataires ou prestataires et sous-traitant
- Statistiques de fréquentation : adresse IP, cookies , date et heure de consultation
- Données relatives à un suivi social dites sensibles (santé, situation sociale des familles etc..)
Destinataire des données collectées
Les données à caractère personnel collectées, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, sont destinées à Var Habitat en sa qualité de responsable du traitement.
En outre, Var habitat veille à ce que seules des personnes habilitées puissent avoir accès à vos données pour le besoin de leurs missions.
Conformément à la réglementation en vigueur, les données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales et particulièrement aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels et aux organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.
Par ailleurs, Var Habitat peut transmettre vos coordonnées afin de permettre aux prestataires d’entretien des logements d’intervenir.
Aucun transfert des données collectées ne peut être réalisé hors Union Européenne. Toutefois, Var Habitat se réserve le droit de transmettre vos données personnelles afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire.
Sécurité des données
VAR HABITAT accorde une important particulière à la sécurité de vos données à caractère personnel
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en oeuvre pour que les données
soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction, les incidents physique ou technique, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé de manière accidentelle ou illicite, qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils permettant le traitement de vos données à caractère personnel, VAR HABITAT s’assure que ces derniers offrent un niveau de protection adéquat des données traitées.
En cas de recours à un prestataire ou sous-traitant, VAR HABITAT s’assure d’avoir un engagement de ces derniers et des garanties sur leur capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
VAR HABITAT effectue régulièrement des audits de ses services afin de contrôler la bonne application
des règles relatives à la sécurité des données
Durée de conservation
VAR HABITAT conservera vos données personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable et dans le respect du principe de minimisation des données.
Certaines données personnelles peuvent être conservées par VAR HABITAT pour des durées plus longues exclusivement à des fins archivistiques, dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.
Durée de conservation minimale prévue par la législation :
36 mois (3 ans) : suppression de données personnelles des personnes inactives depuis 3 ans de la base de données. Il s’agit ici du droit à l’oubli. Ces données sont placées dans une base d’exclusion permettant à Var Habitat de justifier ses traitements. Ces données seront anonymisées afin de les conserver pour leur valeur statistique ou en cas de contrôle
1 mois : Un contact pour lequel Var Habitat détient des données personnelles peut demander à tout moment de rectifier, d’effacer ou de lui restituer ses données personnelles. Var habitat est tenu d’effectuer cette action dans un délai d’1 mois.
Données carte Bancaire : Les informations relatives à votre carte bancaire ne sont pas conservées au-delà de la période de transaction à moins que vous ayez expressément consenti à leur enregistrement.
5 ans : Dans le cadre de votre dossier locataire, vos données sont archivées pendant 5 ans à l’issue de votre départ
10 ans : La conservation des documents comptables est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
13 mois : Tous les 13 mois Var habitat redemande le consentement des visiteurs de son site web pour le traitement des cookies ( à vérifier)
2 ans : Les informations sur les candidats non retenus à l’embauche et leur CV sont supprimés 2 ans après le dernier contact.
5 ans : La conservation des données personnelles des salariés de l’entreprise est limitée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle (bulletins de paie, documents relatifs au contrôle des horaires…).
Délégué à la protection des données
Dans le cadre des obligations liées au RGPD, VAR HABITAT a désigné un Délégué à la Protection des Données en interne, le « DPO » dont les coordonnées sont les suivantes : VAR HABITAT- A l’attention du Délégué à la protection des données- avenue Pablo Picasso 83160 La Valette du Var.
E-mail : dpo@varhabitat.com
Le DPO est directement rattaché au Responsable de Traitement. Il agit de façon complètement indépendante et ne reçoit aucune instruction pour l’exercice de ses missions.
De manière générale, le DPO est en charge de conseiller, informer et contrôler le respect de la réglementation en matière de données à caractère personnel.
Droits des personnes
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de directives post mortem relatives au sort de vos données à caractère personnel, et dans certains cas, d’un droit à la portabilité, d’opposition (pour motif légitime et sérieux), d’effacement et de limitation au traitement de vos données à caractère personnel.
Vous pouvez également, à tout moment, uniquement pour les traitements réalisés suite à la collecte de votre consentement, révoquer votre consentement au traitement et à l’utilisation des données avec effet pour l’avenir
Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous devrez justifier de votre identité par tout moyen. En cas de doute sur celle-ci, VAR HABITAT pourra vous demander de fournir des informations supplémentaires apparaissant nécessaires à votre identification, y compris la copie de votre carte d’identité.
Pour toute question à ce sujet ou pour exercer les droits susvisés, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données.
Par courriel à l’adresse suivante :
dpo@varhabitat.com
Par courrier à l’adresse suivante :
DPO VAR HABITAT
Avenue Pablo Picasso
83040 LA VALETTE DU VAR
Vous disposez en tout état de cause du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
En France, l’autorité de contrôle est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés :
3 place de Fontenoy – TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
site : www.cnil.fr
Les permanences juridique et délégués à la protection des données sont ouvertes le lundi, mardi, Jeudi et vendredi de 10h à 12h tel : 01 53 73 22 22.
Modification de la politique
En cas de modification de la présente Politique par VAR HABITAT ou si la loi l’exige, elle sera publiée sur notre site et sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version, disponible en permanence sur notre site internet.